MANAJEMEN AKTIVITAS

MANAJEMEN AKTIVITAS

            

           Sewaktu mengetikkan kata “waktu adalah” di google, sang mesin pencari, saya menemukan beberapa kalimat yang sering dicari orang dengan kata “waktu adalah”. Kira-kira apa yang teman-teman bisa tebak?

Kalimat-kalimat itu adalah:

-          waktu adalah uang

-          waktu adalah pedang

-          waktu adalah kesempatan

-          waktu adalah ilusi

-          waktu adalah ilmu

-          waktu adalah ibadah

-          waktu adalah kehidupan

-          waktu adalah jahat

Ada begitu banyak makna yang diberikan kepada waktu.

Sebenarnya kita sedang membahas manajemen waktu atau manajemen aktivitas?

Nyatanya, manusia tidak bisa mengatur waktu. Waktu tidak bisa dipercepat atau diperlambat, diperbanyak atau dikembangbiakkan. Waktu itu berjalan konstan. Istilah “manajemen waktu” yang sering kita dengar sebenarnya bicara soal me-manage aktivitas kita. Intinya adalah memastikan bahwa semua aktivitas dapat diselesaikan dalam alokasi waktu yang tersedia secara aktual dengan limitasinya.

Waktu yang Tuhan berikan untuk tiap orang sama (24 jam sehari, 7 hari seminggu, 365 hari per tahun). Tapi anehnya, ada orang yang seolah kelebihan waktu sedangkan yang lainnya merasa selalu kekurangan waktu. Ada orang yang begitu santainya sehingga ia seperti memiliki seluruh waktu yang ada di dunia. Kalo ditanya, “sudah ngerjain ini belum?” belum, “sudah ngerjain itu belum?” belum, nantilah.kan masih lama dikumpulnya. Ada yang seperti itu?

Sedangkan yang lain begitu sibuk sehingga tiap saat begitu berharga dan sering kehabisan waktu. “Jadi sudah mulai ktb kalian?” belum euy, aku begini, aku begitu, adik-adikku sibuk..aku juga sibuk.. dll. Atau di kos, “main yook..” aduh aku ga bisa euy. “jam segini?” aku kuliah. Jam segini? aku ketemu dengan orang. Jam segini? aku rapat euy.. hari itu? aduh..maaf bener gak bisa..udah ada agenda.. Ada yang seperti itu? Terlalu santai atau terlalu sibuk dengan aktivitas, kita lah yang menentukannya.

Sebagai mahasiwa/i yang adalah murid Kristus, kita ingin sekali melakukan banyak hal. Belajar, mengerjakan tugas/laporan, butuh istirahat, KTB, rapat, kunjungan, UKM, BEM, les ini les itu, ikut lomba ini lomba itu, ingin melakukan hobi, ingin bermain dengan teman-teman, ingin mewujudkan tiap target-target. Musa dalam Mazmur 90 ayat 10a berkata: “Masa hidup kami tujuh puluh tahun dan jika kami kuat, delapan puluh tahun”

Di hidup yang singkat ini, banyak hal yang ingin kita lakukan. Tapi usia kita terbatas. Apalagi di dunia mahasiswa di mana saat ini kita dibina dan melayani di PMK, banyak hal yang kita ingin kerjakan, tapi waktu kita terbatas. Lebih jauh lagi, apa yang kita lakukan saat ini memiliki pengaruh untuk di masa depan. Oleh karena itu kita mesti memiliki manajemen aktivitas yang baik.  

Tujuan Hidup Murid Kristus

Pertama yang harus diketahui dan ditentukan adalah tujuan hidup mengapa kita diciptakan. Seperti pulpen, diciptakan untuk sebuah tujuan, demikian kita. Kenapa tujuan hidup itu penting? Karena dengan memiliki tujuan hidup yang jelas, kita bisa memilih apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan juga apa yang harus diabaikan. Hal ini yang menjadi landasan prioritas hidup kita, menentukan mana-mana yang penting yang menunjang tujuan hidup dan mana yang cukup hingga tidak penting.

Apa tujuan hidup kita masing-masing? Hidup yang tanpa tujuan mirip menembak panah tanpa papan sasaran. Ribuan anak panah boleh ditembakkan, tapi ke mana? Tanpa sasaran yang jelas, yang kita lakukan hanyalah membuang waktu belaka. Ibarat melakukan perjalanan, kita terus berjalan tapi tidak pernah sampai ke kota manapun. Dari memiliki tujuan hidup, kita bisa mengelola waktu (aktivitas hidup kita).

Sebagai murid Kristus, dalam katekismus Westminster yang mengambil kesimpulannya dari Alkitab (Rm. 11:36; Mzm. 86; Yes. 60:21; 1 Kor. 6:20; Mzm. 16:5-11; 144:15; Why 21:3-4), mendefinisikan bahwa tujuan hidup manusia adalah “memuliakan Allah dan menikmati Dia selama-lamanya.” Memuliakan Allah berarti membawa pujian, penghormatan, pengagungan, kemahsyuran, kepercayaan, dan penyembahan bagi Allah serta mencerminkan sifat-sifat Allah sendiri. Memuliakan Allah juga berarti menyenangkan Allah karena kemuliaan Allah berarti kekudusan Allah, kebesaran, dan kebenaran Allah. Menikmati Dia selama-lamanya berarti memiliki hubungan yang erat dengan-Nya baik di dunia ini maupun dalam kekekalan.

Kemudian dari tujuan akhir tersebut buatlah tujuan-tujuan turunan yang merupakan sasaran-sasaran kecil sekaligus nyata bagi kita sesuai dengan kehendak Tuhan. Untuk hal ini perlu perenungan dan petunjuk Tuhan. Alangkah lebih baiknya jika telah mengetahui panggilan hidup spesifik kita. Namun itu tidak dibahas di sini.

            Agar tujuan tidak mengawang-awang, tuliskanlah. Tujuan bisa dibuat untuk dicapai dalam setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dst. Tujuan tertulis sebagai sumber acuan melakukan kegiatan dan alat evaluasi.

Sebab itu aku tidak berlari tanpa tujuan dan aku bukan petinju yang sembarang memukul 

(I Korintus 9:26)

Orang tidak pernah akan berhasil sebelum ia tahu dengan jelas apa yang ditujunya.

Tujuan yang dibuat setidaknya memiliki 5 sifat ini:

1.      Spesific (khusus, jelas, tidak ambigu)

2.      Measurable (dapat diukur)

3.      Achievable (bisa dicapai)

4.      Realistic (tidak mengawang-awang)

5.      Time bound (ada target waktu)

Enam bidang hidup yang penting

- kehidupan rohani        : kapan waktu rutin untuk bersekutu dengan Allah, disiplin rohani (sate, BR, PA,                            ibadah minggu, PB, dll).  Dan 6:11b: Dalam kamar atasnya ada tingkap-tingkap yang terbuka ke arah Yerusalem: tiga kali sehari ia berlutut, berdoa serta memuji Allahnya, seperti yang biasa dilakukannya.

- kesehatan  : kapan waktu untuk olahraga, untuk istirahat (sabbat), tidur,                                   refreshing.

- keluarga    : kapan waktu untuk bersama keluarga, misalnya waktu telpon,waktu pulang ke rumah

- pekerjaan (mahasiswa): kapan waktu untuk belajar, membaca, mengerjakan tugas, les. Seandainya saya mempunyai waktu sepuluh jam untuk menebang pohon, saya akan melewatkan delapan jam pertama untuk mengasah kapak saya (Abraham Lincoln).  

- sosial (+pelayanan) :kapan waktu rapat, waktu berkunjung, waktu melayani, bermain dengan teman-teman.

- finansial                :bagaimana waktu mengalir bukan menyebabkan banyak hutang, melainkan bertambah dengan menabung dan menjadi berkat untuk orang lain. 

Perencanaan

Good plan is half work done. Rencana yang bagus sama dengan sudah selesainya setengah pekerjaan. Inilah manfaat besar dari perencanaan.

Hal-hal penting yang perlu dikerjakan sebelum perencanaan:

- Catat kebiasaan selama satu minggu, untuk lebih objektif, catat untuk satu bulan. Prinsipnya cari tahu seperti apa sebenarnya waktu yang didayagunakan selama ini. Apakah sudah efisen atau belum. Bisa dibuat persentase berapa yang positif dan efektif dan sebaliknya yang negatif dan sia-sia. Apakah kita sudah mengalokasikan waktu yang cukup untuk keenam bidang kehidupan yang penting tadi.

- Analisa “waste”. Misalnya menonton terlalu lama, obrolan yang lama, menunda-nudan pekerjaan, dumay, main game, dll.

- Kebiasaan VS tujuan hidup. lihat secara obyektif. Jika menyimpang dari tujuan, saatnya duduk dan membuat rencana. Sesuaikan dengan tujuan.

Buatlah rencana jangka panjang.

Gumulkan bersama Tuhan. Apa yang hendak dicapai, kapan waktunya, bagaimana caranya.

Buatlah rencana jangka pendek.

Dari rencana jangka panjang, buatlah rencana jangka pendek. Rencana jangka pendek bisa berupa rencana mingguan atau rencana harian. Dalam rencana harian, dapat dibuat daftar tindakan (to do list) untuk dikerjakan tiap hari. Namun rencana harian sering kaku dan membatasi. Rencana mingguan lebih fleksibel karena daftar tindakannya disesuaikan dengan peran masing-masing orang. 

CONTOH

Peran saat ini:

1.      Pengurus               7. Pelayan                    12. ..................

2.      PKTB                    8. Anggota Padus       13. ...................

3.      Asisten Lab           9. Pengurus HIMA     14. ...................

4.      Adik PA                10. Les Tambahan       15. ...................

5.      Anggota futsal      11. ........................      16. ...................

Cek kondisi yang mana saat ini. Kondisi pertama adalah ciri burn out dengan terlalu banyaknya aktivitas yang tidak efisien. 

Kondisi I

-       Konflik dengan temanku

-       Sakit

-       Stres

-       Gila

-       Kegemukan

-       Wajah sinis

-       Tidak bisa tidur

-       Kuatir

-       Terburu-buru

-       Sering telat

-       Tidak punya waktu istirahat

-       Marah-marah/sensitif

-       Tugas menumpuk

-       Jarang ada di kostan

-       Merasa lelah

-       Malas bangun

-       Bingung mau ngerjain apa

 Kondisi II

-       Punya waktu kosong

-       Punya tabungan

-       Tahu prioritas

-       Bisa fokus

-       Punya jadwal liburan

-       Tertawa lepas

-       Bisa diajak santai

-       Merasa lelah

-       Merasa sukacita

-       Sering diajak curhat

-       Menikmati sate

-       Masih bisa bercanda

-       Siap dimintai bantuan

-       Bisa mengerjakan hobby

-       Menikmati waktu doa pribadi

-       Hangat dengan keluarga

-       Punya waktu baca buku kuliah

    Mengelola 7 peran secara seimbang dan berintegritas dalam agenda 1 minggu (atau bulan, semester) berdasarkan prioritas.

Peran	To do	Prioritas
Anak	-          Menelepon mama ultah	1
Mahasiswi	-          Baca buku X bab II persiapan UAS.	2
PKTB
Pengurus

               Buatlah aturan prioritas:

1.      Penting dan mendesak

2.      Penting tapi tidak mendesak

3.      Tidak penting tapi mendesak

4.      Tidak penting dan tidak mendesak.

Setiap melakukan kegiatan apapun, anda harus bertanya: “ini ada kaitannya dengan pencapaian tujuan atau hanya buang waktu saja?

Masukkan semua kegiatan berdasarkan peran dan prioritas ke dalam agenda mingguan.

Waktu	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu
05.00-05.30
06.00-06.30
07.00-07.30
08.00-08.30
09.00-09.30
10.00-10.30
11.00-11.30
12.00-12.30
13.00-13.30
14.00-14.30
15.00-15.30
16.00-16.30
17.00-17.30
18.00-18.30
19.00-19.30
20.00-20.30
21.00-21.30
22.00-22.30
23.00-23.30
24.00-00.30

  Pendelegasian

Tidak semua aktivitas harus kita kerjakan sendiri. Ada hal-hal yang dapat kita delegasikan dengan syarat yang kita kerjakan memiliki prioritas lebih tinggi dari yang kita delegasikan.

Deadline

Deadline menolong kita untuk memberi ketegasan waktu penyelesaian, mendorong untuk bertindak, dan membuat kita lebih menghargai waktu.

Evaluasi

Periksa apa saja yang sudah dicapai dan belum dicapai. Lihat kemungkinana peningkatan kualitas dan bagaimana caranya. Perbaiki kekurangan yang ada.

            Simpulan:

1.      Tentukan tujuan hidup berdasarkan periode waktu, tuliskan. Jadikan kemuliaan Allah dan menikmati Allah sebagai tujuan akhir.

2.      Buat rencana jangka panjang dan pendek berdasarkan peran. Aktivitas dikelola dengan prioritas.

3.      Lakukan apa yang bisa dilakukan sekarang. Jangan tunda, disiplinlah! Waspada dengan “waste”.

Sumber:

TriExs. 2008. Time Management. Jakarta: TriExs media Inc.

Pembinaan pengurus PMKJ manajemen waktu tahun 2009.

Anonim. 2010. Mengetahui Tujuan Hidup. http://panggilanhidup.net/tag/tujuan-hidup

Ev. Chang Khui Fa. 2011. Time Management - Apa Itu Waktu? http://renunganyouth.blogspot.com/2011/09/time-management-apa-itu-waktu.html